스마트한 기업구축이 비즈니스 환경에 효율적으로 대응할 수 있는 방안으로 떠오르고 있다. 특히 특정 공간에 국한된 업무 영역을 유연하게 확장시킬 수 있는 스마트 워크 플레이스는 기업의 경쟁력 확대의 원동력으로 관심을 끌고 있다. 지난해 12월 9일 서울 삼성동 그랜드 인터컨티넨탈 호텔에서 열린 CIO 제 152차 조찬회에서 IBM은 ‘기업문서 혁신을 통한 스마트 워크 플레이스 전략’발표와 더불어 동부제철의 구축사례를 제시했다. 이지혜 jh_lee@biziton.com 기업 내 수많은 비정형화된 문서들을 전자문서화해 신속한 의사결정을 내릴 수 있고 효율적으로 업무를 진행할 수 있도록 하는 문서혁신은 스마트 워크 플레이스 구현에서 핵심요소로 부상하고 있다. 구자일 한국 IBM차장은 “스마트 워크를 통해 업무를 수행하면서 정보를 관리하다보면 궁극적으로 따라오게 되는 것이 보안문제다”라며 “문서혁신으로 인해 이러한 문제점들을 해결하기 바란다”고 말했다. 기업내 정보 자산화 위한 구축 필요성 현재 기업의 중복 데이터가 50% 이상, 심한 경우 80% 이상까지 늘어나면서 정보가 자산화로 이어지는 비율은 매우 적은 상태다. 부서이동, 업무 변경 등으로 손실되는 문서비율이 30% 이상인 것을 감안하면 통합·관리되지 않는 문서들을 어떻게 취합할 것인가는 매우 중요한 문제다. 구자일 차장은 “지난 2008년부터 데이터 강제통합 붐이 일어나기 시작했으나 활용성은 미미한 상황이다”라며 “실제로 현업에서 불만을 가지고 있는 90% 이상이 강제 통합에 따른 이유로 부정적인 인식 조사결과가 나온바 있다”고 전했다. 이로 인해 최근 정책에 따라 통합을 하려는 움직임이 나타나고 있으며, 각 기업의 환경과 인프라 등을 고려해 부분적으로 적용 추진하는 곳이 늘어나고 있다. “누락 없는 정확한 정보의 집합소 필요와 정보의 활용능력 향상, 안전한 보관, 불필요한 정보 파기가 바로 문서혁신의 핵심요소라고 할 수 있다”는 것이 IBM측의 설명이다. 특히 UC환경에서 규제준수를 위해서 전자문서와 메일과 같은 다양한 기록물에 대한 취합이 요구되고 있다. 구 차장은 “변화도 중요하지만 결국 중요한 것은 기업의 중요한 정보와 업무 프로세스를 통합에 운영 관리하는 것이며, 움직이는 자료(Active Content)를 통해 실질적인 업무 환경을 개선하는 것이다”라고 말했다. 정보 유출 사고가 발생했을 경우 경위를 어느 정도 빠르고 정확하게 추적할 수 있느냐가 관건이지만 실제로 이제까지 기업에서는 담당자들을 불러 문의를 하는 것이 전부였다. 그는 “IBM ECM 을 통해서 한 번의 클릭으로 정보의 유출 경로를 신속히 파악할 수 있다”고 설명했다. 또 정보 폐기에 대해서 역시, 사용자들의 인식이 바뀌어야 한다고 말한 구 차장은 “기업 내 95%이상의 정보가 보관되지 않아도 되는 것이지만 스토리지 비용이 저렴한데 왜 굳이 지워야 하냐고 반문하는 기업도 있다”며 “필요한 정보만 있을 때와 그렇지 않을 때 정보를 검색하고 효율적으로 활용하는 방법에서 매우 큰 차이가 난다”고 전했다. 동부제철, 통합정보공유시스템 구축 동부제철은 기존 노후화된 EDMS 솔루션의 개선필요와 낮은 활용성으로 인해 지난 5월부터 9월까지 통합정보공유시스템을 구축했다. 구 차장은 “시스템 구축 전 동부제철의 문서관리 현황은 정보를 단순히 보관하고 부서별로 개별 관리하고 있는 상황이었다”며 “구축 시 분류체계에 많은 고민을 했으며 최대한 유연한 분류체계를 만들고자 노력했다”고 말했다. 빠르게 변화하는 환경 속에서 분류체계가 굳이 고전적일 필요가 없다는 전제하에 사용자들이 편하게 사용할 수 있도록 분류체계를 최소화시켰다는 것이 그의 설명이다. 기업 내에서는 다양한 정보를 지속적으로 보관 및 활용에 용의하도록 통합하고, 사용자들에게는 정보접근 단일화를 시켜 업무 효율이 증대되도록 구성한것이 핵심이다. 그는 “전체적으로 사용자에게는 웹, 오피스, 탐색기 등 어떠한 형태로든 정보를 제공 할 수 있도록 가장 편안한 접근법을 제시했다”며 “향후 모바일에 연동되더라도 무리 없이 확장 할 수 있는 시스템으로 이동 중 정보조회가 가능하며 DRM과의 연계로 보안성을 높였다”고 강조했다. Q&A 전사에서 강요하지 않는 이상 개인활용도가 매우 떨어지는데 이에 대한 대안은 없는가 많은 기업들이 고민하고 있는 부분이다. 강제통합은 양날의 검일 수밖에 없다 활용하는 부분을 두 가지로 접근할 수 있을것 같다. 첫째 ‘이 시스템을 쓰면 편리하다’는 것이고, 둘째 ‘시스템을 쓸 수밖에 없는 환경’을 조성하는 것이다. 첫번째로는 탐색기에 EDMS 폴더가 붙어있어 바로 검색할 수 있도록 돕고 있으며, 로컬 PC와 차이가 없을 정도로 접근성이 편리하다. 두 번째는 프로젝트시 팀폴더 내용들을 모두 중앙에 저장되도록 한 다음 프로젝트가 종료되면 필요에 따라 시스템 연계나 통합검색을 통해 활용될 수 있도록 하는 것이다. 페이퍼로 존재하고 스캔해지는 문서는 어떻게 처리해야 하는가 금융회사의 경우 정보를 증명하기 위한 내용과 계약서등은 생성하는 즉시 서버에 저장될수 있도록 한다. 또한 최근 복합기가 많이 나오고 있는데 단순한 생성뿐 아니라 관리까지 가능하다. 사용자가 적정 검색을 통해서 드래그 한 다음, 서버에 저장할 수 있도록 하는 수준까지는 가능하다. 보안등급은 어떻게 구성되어 있는가 보안등급은 공개와 수정을 어떻게 하느냐를 구분하는 것이다. 정보를 공개하고 열람구성을 할 수 있는 것을 구분하며, 열람신청을 하면 승인과정을 거쳐 DRM내용을 풀어서 볼 수 있도록 하고 있다.