이지혜 jh_lee@biziton.com 국내 기업들이 스마트워크 구현을 위한 다각도의 노력을 펼치고 있는 가운데, 문서혁신이 핵심요소로 꼽히고 있다. 기업 내 수많은 비정형화된 문서들을 전자 문서화해 빠른 의사결정과 효율적 업무진행을 돕는다는 것이 이유다. 최근 시장조사기관인 가트너의 보고서에 따르면 업무 활동 과정에서 발생하는 소통의 90% 이상이 문서로 이뤄지고, 사무직의 경우 문서취급 업무가 하루일과의 60~70%를 차지하지만 대다수 기업의 경우 90% 이상의 문서가 개인 PC에 방치돼 있는 것으로 나타났다. 또한 정보의 중복 비율이 50%가 넘어가면서 스토리지 비용증가 이외에도 정보이용 효율이 급격히 저하되는 문제점이 발생했다. 이러한 현상을 대비해 조직 내외부의 역량강화를 위한 지적재산에 대한 철저한 관리와 협업공유기반 확보에 중점을 준 문서혁신은 모든 문서를 중앙 서버에서 하나로 통합, 관리할 수 있게 해준다. 그 결과 중복문서 작성의 손실을 최대한 방지하고 체계적으로 관리할 수 있는 정보자산화를 앞당기고 있으며 내부통제 강화를 통한 위험 제거와 업무효율성 극대화, 비용절감 및 손실 최소화를 앞당겨 준다는 평가다. 최근 동부제철은 업무 생산성, 효율성 및 수익성 향상을 위한 EDMS시스템 구축을 목표로 하는 통합정보공유 시스템을 구축했다. 업계 관계자는 “이번 프로젝트는 크게 문서관리 기본기능에 충실한 업무부문과 타 시스템 연계 등의 기반 시스템 연동개발 구축부문으로 나뉜다”며 “인프라 부문과 프로젝트 관리, 교육, 등을 위한 관리 범위까지도 수행범위로 포함시켰다”고 말했다. 이로써 다양한 정보를 지속적으로 보관 및 활용에 용의하도록 통합해 사용자들에게 정보 접근의 단일화로 업무 효율이 증대되도록 했다는 설명이다. 이처럼 문서 중앙화 시스템을 구축해 보안이 강화된 사무혁신과 스마트한 업무환경 기반을 마련하는 기업들이 점차 늘어나고 있는 추세로 이미 삼성전자와 CJ제일제당, KT 등이 그 대열에 합류했다. 지난해 11월 문서중앙화시스템을 전사적으로 오픈한 동국제강 역시 정확한 검색기능을 기반으로 필요한 문서를 적시에 찾고, 공유 할 수 있는 체계적인 협업 환경을 마련해 지식 경영 요구에 대응한다는 계획이다. 동국제강 IT자회사인 DK유엔씨 고위관계자는 “이번 프로젝트를 통해 사내 문서정보를 100%자산화 실현하게 됐다”라며 “문서 업무 혁신은 단순한 문서 관리 개선이 아닌 일하는 방식의 근본적인 변화”라고 강조했다. 특히 동국제강은 모든 문서의 등록과 폐기과정을 제어, 모니터링 하게 되면서 문서단위의 접근권한 제어가 가능해 짐에 따라 기업정보를 체계적으로 보호하게 됐다고 덧붙였다.