동부제철이 최근 통합정보공유시스템(EDMS)과 사내경영정보포털(BI)을 순차적으로 오픈하며 기존 경영자정보시스템(EIS)을 포함한 정형 리포팅 및 비정형 분석 시스템을 대폭 업그레이드했다. 이로써 사용자가 원하는 데이터를 적시에 제공해 공유할 수 있게 하고, 분석시스템의 성능 및 활용도를 고도화시킴으로써 한층 더 신속한 의사결정이 가능한 환경을 구현한다는 방침이다. 이지혜 jh_lee@biziton.com 동부제철의 EDMS와 BI구축은 사내 중요한 자산인 정보에 대한 관리강화와 이를 바탕으로 한 업무 생산성 향상이 주목적이다. 이를 위해 크게 데이터베이스 내에 존재하는 정형정보와 개인 PC에 존재하는 문서파일 중심의 비정형정보로 정의하고, 두 가지 정보자산의 효율적인 관리를 위해 EDMS와 BI를 추진하게 됐다. EDMS는 PC에 산재돼 있는 각종 보고서 및 업무 산출물을 모아 관리하고 검색을 통해 전사적으로 공유 및 활용이 활성화되는 것에 초점을 맞췄다. BI역시 기존의 EIS에 머물러 있던 데이터 정보의 활용을 현업 실무자의 분석을 강화하는 단계로 끌어올린다는 방안이다. 손쉽게 활용할 수 있는 EDMS 동부제철의 EDMS는 이미 사내 파일서버 등을 통해 일부 공유가 이뤄지고 있었지만 전사적인 정보의 공유 및 관리가 효율적으로 가능한 인프라가 없다는 판단 아래 구축됐다. EDMS 기반 인프라를 구축해 현업 사용자들이 자발적으로 시스템에 정보를 등록하고 활용할 수 있는 환경을 도입하고자 했으며, 등록 역시 최대한 간편하게 하고 검색엔진을 통해 사용자들이 손쉽게 활용할 수 있도록 하는 것이 주목적이다. EDMS가 구축되면서 분산돼 있는 파일서버의 문서들이 하나의 저장소에 통합돼 효율적인 관리가 이뤄졌으며, 전사분류 체계 수립을 통합 체계적인 문서분류와 사용자의 퇴사 또는 조직변경 등으로 인해 손실되는 문서들을 방지할 수 있게 됐다. 동부제철은 사내 모든 문서에 대한 저장소가 마련되면서 기존 기록들의 지식창고를 EDMS로 이관해 사용자의 편의성과 개선 및 사용 활성화를 도모한다는 계획으로, 추후 필요성에 따라 모든 형태의 문서에 대한 수용이 가능해질 것으로 내다봤다. 이번 EDMS 구축 시 중점을 둔 부분은 사용자 검색 편의성을 위해 네이버(Naver)식 검색과 카테고리식 검색 등 다양한 검색방법의 제공이다. 이와 관련해 일반 사용자들이 문서 및 동영상 등 모든 종류의 자료를 등록하고 공유가 가능해지도록 했으며 문서등록을 통한 기본 제목 입력 등 문서등록의 편의성을 제공했다. 또한 문서 등록 1일후에 검색엔진을 통한 문서 활용이 가능해짐과 동시에 기존 문서의 개정 시 사용자 편의성을 높였다. 동부제철은 간편 분류체계를 통해 복잡한 전체분류체계를 쉽게 활용할 수 있는 기능을 함께 제공했다. 문서정보보호 시 이슈가 되는 보안에 대비해 로그인 보안 적용 및 문서별 보안레벨 설정을 이뤄지며 권한에 따라 문서열람과 수정에 제한을 뒀다. 인수인계관리 시 문제가 발생하는 점과 관련해서는 사용자가 등록·권한을 소유한 문서에 대해 업무 변경 및 퇴사 등의 이유로 후임자에게 인계 시 사용 일부분 또는 전체에 대해 인수자(받을 사람)를 선택한 후 인수인계가 가능하도록 했다. 이렇게 되면 인수인계 요청을 받은 인수자가 승인을 진행해야 인수인계절차가 완료되며 인수인계를 받은 해당문서에 대한 모든 권한이 인수자에게 이관된다. 한편 자신이 인수인계를 받을 문서가 아닐 경우에는 승인반려가 진행된다. BI로 경영환경변화 신속지원 동부제철은 시시각각 변하는 경영환경에 대응함과 동시에 고객요구 사항에 따른 원료가격, 제품가격 변동으로 인한 수요와 공급의 조건의 변동을 BI 구축배경으로 꼽았다. 경영 환경의 변화를 신속히 지원할 수 있도록 안정된 기반에 빠른 정보 분석 및 보고서 개발환경이 필요했다는 것이 동부제철 측의 설명이다. 동부제철의 BI는 크게 정형보고서(임원정보, 일일동향, 정형보고), 비정형 보고서, 데이터웨어하우스(DW)구축, 연결데이터 추출 및 취합 등 크게 네 가지 영역으로 구현된다. 동부제철은 BI 구축에 있어 전략성과 모니터링, 실시간 비정형 분석, 맞춤형 포털 시스템 구축 등 세 가지에 초점을 맞췄다. 전략성과 모니터링을 통해 핵심지표 및 임원 대시보드 보고서를 개발하며, 사용자간 정보공유 환경을 구축했다. 또한 전사 표준보고서와 회의시스템 개선방안을 제시했으며, 실시간 비정형 분석을 통해 현업 사용자의 데이터 분석시간을 단축하고 분석정보를 실시간으로 공유할 수 있는 환경을 구현한다는 방침이다. 기존 동부제철의 시스템에서는 경영자를 위한 임원정보시스템과 실무자를 위한 분석시스템이 나뉘어져 있어 데이터의 정합성이 떨어지고 활용도가 낮았지만 새로 구축된 BI는 별도의 프로그램 없이 포털 내에서 정형분석 및 비정형분석을 수행할 수 있다. 별도의 배포 과정 없이 웹 기반의 포털 내에서 이뤄져 분석 리포트에 대한 현업 사용자의 활용도가 높아질 것으로 기대하고 있다. 이에 대해 동부제철 관계자는 “각자 업무 특성에 따라 개인화된 초기 포탈 화면을 설정할 수 있는 맞춤형 포털 기능을 통해 사용자의 편의성을 높였다”고 설명했다. INTERVIEW - 정철환 동부제철 팀장 ‘현업 사용자들의 자발적인 활용 이끌어 낼 것’ 시스템 구축 후 이전과의 차이점은 무엇인가. BI, EDMS를 대부분의 기업이 보유하고 있음에도 사용률이 높지 않았던 것은 전사적으로 필요성은 인정되나 사용자들의 적극적인 사용을 이끌어내기 어렵다는 의미라고 본다. 스마트폰의 기능이 아무리 막강해도 사용자가 이를 필요로 하지 않으면 일반 전화기나 마찬가지인 것과 비슷한 사례이다. 동부제철은 BI, EDMS 모두 현업 사용자들이 필요성을 자각하고 자발적으로 사용하게 되기를 기대하고 있다. 현재 사용률에 비해 검색엔진을 통한 자료의 활용은 매우 활발해졌다. 이것은 사용자들의 정보소비는 활성화를 띄고 있으나 생성은 미진한 수준이라는 것을 의미한다. 점차 정보의 제공 및 공유를 높일 수 있도록 IT에서는 다양한 방안을 계속 추진할 계획이다. 구축 중 당초계획과 변경되거나 추가된 부분은. 당초 계획과 대비해 BI, EDMS 모두 일정부분 지연이 있었다. BI의 경우에는 기술적인 문제로 인한 어려움이었고 EDMS의 경우 문서 표준 분류체계의 정의가 지연되어 발생했다. 하지만 수행사 및 당사의 협조 하에 잘 마무리 되었고 초기 의도했던 내용에서 크게 벗어나는 사항은 없다. 타 기업에서 구축 시 조언해줄 점은 BI, EDMS 모두 거의 모든 기업에 구현되어 있지만 활용률이 대부분 저조하다. EDMS의 경우 위로부터의 압력 또는 전사적인 캠페인 등으로 사용률을 높일 수 있으나 이는 그때 뿐일 수 있다. 최근 임직원들은 인터넷 환경에 매우 친숙하며 검색엔진 없이 업무를 수행하는 경우가 거의 없고 트위터, 페이스북, 블로그 등의 사용에도 적극적이다. 사용자들은 검색엔진과 정보 활용을 통한 업무 생산성 향상을 직접 느끼면서 자발적으로 사내 정보공유 환경에 참여하는 문화로 발전해 나가야 한다. 이를 위해 지속적으로 서비스를 제공할 예정이다. BI의 경우 전사적으로 모든 사용자를 위한 것이 아니라 파워유저를 중심으로 활용 성공사례를 만들어 확산시키는 것이 바람직하다고 생각한다. 또한 정보 분석은 매우 높은 수준의 업무 경험과 데이터에 대한 이해 및 분석력을 필요로 하므로 사내 전문가들을 중심으로 시스템을 구축해 서비스를 제공해야 한다고 본다.